203: إدارة الأدوار وتعيينها في المجتمعات متعددة المشرفين

إن السبيل الأمثل لتعيين فريقك من المشرفين هو الاختيار من بين الأعضاء النشطين أو الذين تعرف أنهم يشاركونك شغفك بالمجتمع وقيمه. ويمكنك أيضًا نشر إعلام بأنك تبحث عن متطوعين أو مرشحين للاضطلاع بهذا الدور. وبعدها عليك تقييم المتطوعين والمرشحين عن طريق إلقاء نظرة على مدى دعمهم لمهمة مجتمعك، ونشاطهم في المجموعات، وتفاعلاتهم السابقة مع الأعضاء الآخرين.

يمكنك أيضًا التفكير في الأمور التي يُجيدها المشرفون في فريقك بينما لا تُجيدها أنت. إن بناء فريق يتمتع بمهارات وتخصصات مكملة لبعضها من شأنه مساعدتك على تعزيز روح العمل الجماعي في مجتمعك وأدائه. في الوقت نفسه، فكّر في تعيين مشرفين يعكسون التنوع الموجود في مجتمعك. فقدرتهم على تمثيل مختلف وجهات نظر الأعضاء قد يفيد في وضع استراتيجية مناسبة وإدارة أي تحديات بخصوص المحتوى أو الأعضاء.

نقترح عليك أن تتواصل مع فريق المشرفين وأن تتفق معهم على معايير إضافة مشرفين جدد. واحرص على توافقهم معك ومع المشرفين الحاليين. جدير بالذِكر أن إضافة المزيد من المشرفين ستسهم في توزيع أعباء العمل، مع الأخذ بعين الاعتبار أن درجة التعقيد قد تتزايد تباعًا. وتأكد عند اختيار المشرفين الجدد أنهم لا يسببون أي إزعاج لأحد في المجتمع.

يستطيع مشرفو المجتمع إزالة المشرفين الآخرين. ويمكنك أيضًا إزالة نفسك، ما لم تكن منشئ المجتمع. إذا أراد أحد المشرفين مغادرة المجتمع، فأبلِغ فريقك وابحث عن بديل مناسب.

قد تواجه مواقف يرفض فيها أحد أعضاء المجتمع ترقيته إلى دور المشرف، أو يستقيل أحد المشرفين من دوره كمشرف في المجتمع. فإذا حدث ذلك، يجب عليك احترام قراره، لكن ننصحك بالتواصل معه لفهم مخاوفه وأسباب قراره.

عندما تضيف الأعضاء الجدد إلى مجتمعك وفِرق المشرفين، من المهم أن تدعمهم بالتدريب والأدوات والموارد. واحرص على توجيههم إلى مركز معلومات المجتمعات على واتساب!

فكّر في إنشاء مجموعة للمشرفين فقط لتمكينهم من التواصل مع بعضهم البعض وطلب الإرشاد وتقديم الملاحظات. وعيّن أحد المشرفين الحاليين كموجّه أو مرشد للمشرف الجديد حتى يتمكّن من الرجوع له لطلب العون والإجابة عن أي أسئلة قد تصادفه. وننصحك بتنظيم أنشطة اجتماعية بانتظام للمشرفين كي يتمكنوا من الاسترخاء وتعزيز الروابط بينهم.

تأكّد من أن أعضاء فريقك يعرفون مدى تقديرك لهم من خلال توجيه التهاني والشكر لهم نظير خدماتهم.

انتبه جيدًا إلى علامات الإرهاق التي تظهر على أعضاء فريقك. وشجّعهم على التواصل مع المشرفين الآخرين للحصول على الدعم. ولا بأس بأخذ استراحة إذا لزم الأمر.

مع نمو مجتمعك، من المهم أن تتقاسم أعباء العمل مع فريقك من المشرفين بجانب تحقيق التوازن بين المسؤوليات. ومن الممارسات الجيدة في هذا الصدد جدولة مكالمات جماعية منتظمة بين المشرفين لمشاركة المعلومات ومناقشة المشكلات والتنسيق بشأن المهام.

ستتمكن من خلال فهم المهارات ونقاط القوة المختلفة التي يتمتع بها فريق المشرفين من توزيع الأدوار والاتفاق على معايير مسؤوليات كل مشرف. على سبيل المثال، قد تجد في فريقك مشرفًا بارعًا في إدارة الخلافات، وبذلك يمكنك التفكير في تفويضه للتعامل مع المواقف الحساسة.

احرص على الاتفاق على ساعات عمل كل مشرف، مع مراعاة مدى حاجة أعضاء مجتمعك إلى الدعم المستمر. ومن الاقتراحات الجيدة مناقشة المدة التي تتوقع أن يرد خلالها المشرفون على أسئلة الأعضاء.

من الوارد دائمًا أن تنشأ الخلافات عند العمل معًا كفريق. لكن بمجرد الشعور بالإحباط أو الانفعال، امنح نفسك بعض الوقت للراحة. وإذا لاحظت أن عضوًا في الفريق يشعر بالإجهاد أو الانفعال، فتواصل معه بلطف واقترح عليه أن يأخذ فترة استراحة.

أنصِت جيدًا واطرح الكثير من الأسئلة لفهم أسباب الإحباط بشكل أفضل قبل أن تتخذ قرارًا بشأن الحلول المناسبة. ويمكنك أن تعرض عليه أدوارًا أخرى تناسبه أكثر من الدور الذي يشغله حاليًا.

إذا فكرت في إزالة مشرف، عليك بالتحدّث معه لإعلامه بمدى تأثير تصرفاته في المشرفين الآخرين و/أو المجتمع. إنها فرصة رائعة لتقديم ملاحظاتك وتتيح له العمل على تحسين سلوكه.

إذا لم تلحظ تحسنًا في أسلوب تعاونه مع الآخرين بعد كل ذلك، فعليك بإزالته من فريق المشرفين، ولكن اسمح له بالبقاء في مجتمعك. فكّر في نشر إعلام حول هذا التغيير وتمنَّ له التوفيق وامضِ قدمًا.